Bostadsbolaget söker en dokumentcontroller

Arbetsbeskrivning
Som dokumentcontroller har du huvudansvaret för Bostadsbolagets diarium samt ansvarar för att utveckla arbetet med arkivering för att uppfylla de lagkrav som finns. I dina arbetsuppgifter ingår även uppgifter som att föra protokoll på möten, kalenderbokning, resebokningar samt planering och koordinering av interna event. I dina arbetsuppgifter ingår också att bevara och tillgängliggöra material, besvara förfrågningar från såväl interna som externa parter om t.ex. allmänna handlingar och att göra eventuella sekretessbedömningar.

Som huvudansvarig för Bostadsbolagets diarium är dina arbetsuppgifter att:

• Regelbundet registrera inkommande, utgående och upprättade handlingar i bolagets diariehanteringssystem (DÄH).
• Fastställa att rutiner finns för vilka handlingar som ska registreras.
• Kunna söka och ta fram efterfrågade handlingar i systemet.
• Ha kunskap om hur man tar ut ärendeloggar vid extern begäran.
• Svara på medarbetares frågor om diariehanteringssystemet.
• Vara lokal projektledare i det koncerngemensamma införandet av Ciceron, det nya diariehanteringssystemet, och efter införande vara bolagets systemförvaltare.

I din roll deltar du i interna och externa nätverk och arbetsgrupper. Du är bland annat Bostadsbolagets representant i Göteborgs Stads arbete med att införa det nya diariehanteringssystemet Ciceron. Du är också delaktig i det koncerngemensamma arbetet med att ta fram gallringsplaner, arkivförteckningar, dokumenthanteringsplaner etcetera.

Vidare arbetar du med att säkerställa att Bostadsbolaget följer de lagkrav som finns kring vad som måste bevaras, vad som kan gallras bort, samt hur handlingar ska förvaras. Du utarbetar interna riktlinjer, utvecklar och effektiviserar arkiv- och dokumenthanteringen inom Bostadsbolaget. Genom olika utbildningsinsatser ökar du kunskapen kring arkivering och dokumenthantering internt.

Tillsammans med Bostadsbolagets GDPR-ansvarig ser du till att Bostadsbolaget hanterar bearbetade personuppgifter på ett korrekt sätt. Du är också bolagets kontaktperson för information och beslut som kommer från Regionarkivet i Göteborg.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har högskoleutbildning inom arkiv- och informationsvetenskap eller annan relevant erfarenhet som bedöms likvärdig. Vi ser gärna att du har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. Du bör ha god kännedom om aktuell juridik och det är meriterande om du tidigare har arbetat med systemet Ciceron, men det inte ett krav.

Som person är du mån om att ditt arbete blir korrekt och grundligt utfört och du lämnar inget åt slumpen. Du arbetar strukturerat och metodiskt och tar ansvar för gemensamma arbetsuppgifter med verksamhetens bästa i fokus. Det är viktigt att du trivs med sociala kontakter och att arbeta tillsammans med andra. Du är också van vid att dela med dig av information och idéer, såväl muntligt som skriftligt.

Ansökningsinformation
Sista ansökningsdatum: 2023-10-22
Referensnummer: C157772

Anställningsvillkor
Omfattning: Heltid
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Tillträde: Enligt överenskommelse

Kontaktpersoner
Hannes Danielsson, Hannes.danielsson@bostadsbolaget.se

Vi har gjort vårt medieval för rekrytering och undanber oss därför kontakt med säljare av rekryteringstjänster.

Bostadsbolaget har cirka 25 000 hyresrätter fördelade över Göteborgs alla stadsdelar. Det gör oss till en av Göteborgs största hyresvärdar och en viktig del av samhälls- och stadsutvecklingen.

Vår verksamhet präglas av hållbarhet, socialt ansvarstagande och ett stort kundfokus. Vi arbetar aktivt med våra värderingar och vill att våra medarbetare ska tycka det är roligt att gå till jobbet. Bostadsbolaget ingår i Framtidenkoncernen som är en del av Göteborgs Stad. Det innebär att vi arbetar för en hållbar stad, öppen för världen.